Czas trwania czynności sprawdzających

Brak uregulowania ram czasowych dla prowadzenia czynności sprawdzających przez organy podatkowe niejednokrotnie skutkuje utrzymywaniem podatnika w stanie długotrwałej niepewności i zawieszenia, który utrudnia, a czasem wręcz uniemożliwia normalne prowadzenie działalności gospodarczej. Czy istnieje sposób by skrócić czas ich trwania?

Ile trwają czynności sprawdzające?

Dokonywanie czynności sprawdzających nie zostało przez ustawodawcę ograniczone czasowo. Może ono być podejmowane wielokrotnie, nawet w tym samym zakresie. Rozpoczęcie czynności sprawdzających nie zostało sformalizowane – jest równoznaczne z podjęciem pierwszej czynności unormowanej w dziale V Ordynacji podatkowej. Podobnie ich zakończenie nie jest związane z żadnym jednoznacznym aktem decydującym o prawach i obowiązkach strony (postanowienie NSA z dnia 2 września 2015 r., sygn. I FSK 1493/15).

Skoro więc nie ma ustawowo ograniczonej liczby dni w roku kalendarzowym, w których mogą być prowadzone czynności sprawdzające w stosunku do konkretnego podatnika, ani nie sposób na podstawie przepisów jednoznacznie określić momentu ich rozpoczęcia i zakończenia, należy stwierdzić, że nie można wskazać żadnych ograniczeń czasowych tych czynności.

Z praktyki orzeczniczej wynika, że czynności sprawdzające w firmie mające na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami mogą ciągnąć się miesiące, a nawet lata (zob. wyrok WSA w Łodzi z dnia 17 maja 2017 r., sygn. I SAB/Łd 4/17, wyrok WSA w Gliwicach z dnia 9 marca 2021 r., sygn. I SA/Gl 1761/20).

Różnice w czasie trwania czynności sprawdzających i kontroli podatkowej

Czas trwania wszystkich kontroli podatkowych u przedsiębiorcy w roku kalendarzowym jest ograniczony do:

• 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorców,
• 24 dni roboczych dla średnich przedsiębiorców oraz
• 48 dni roboczych dla pozostałych przedsiębiorców.

Przedłużenie czasu trwania kontroli podatkowej jest natomiast możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu podatkowego i wymaga uzasadnienia na piśmie.

W przeciwieństwie więc do czynności sprawdzających, warunki kontroli podatkowej są ściśle uregulowane, co gwarantuje podatnikom przewidywalność działań podejmowanych przez organy podatkowe, a zatem lepsze możliwości przygotowania się na nie.

Jakie czynniki wpływają na czas trwania czynności sprawdzających?

Katalog przykładowych czynników, które mogą wpływać na czas trwania czynności sprawdzających, można odtworzyć na podstawie bogatego orzecznictwa dot. czynności sprawdzających a zwrotu VAT.

W wyroku WSA w Warszawie z dnia 11 sierpnia 2020 r. sygn. III SAB/Wa 19/20 wskazano, że istotna jest poprawność i przejrzystość dokumentacji podatnika, ale wymagana może się okazać również pozytywna weryfikacja transakcji u jego kontrahentów. To z kolei może wiązać się z czasochłonną procedurą uzyskiwania informacji w ramach pomocy prawnej od służb podatkowych innych państw, w których mają siedziby ci kontrahenci (wyrok WSA w Łodzi z dnia 8 stycznia 2015 r., sygn. I SAB/Łd 17/14). Nawet zwracając się do administracji podatkowej innego państwa członkowskiego UE organ dokonujący czynności sprawdzających, może być zmuszony wystosowywać ponaglenia lub wystąpić o uzupełnienie udzielonych informacji. Ponadto organ może oczekiwać na zakończenie kontroli skarbowej u bezpośrednich kontrahentów podatnika w razie podejrzenia tzw. oszustwa karuzelowego (wyrok WSA w Warszawie z dnia 6 czerwca 2018 r., sygn. III SAB/Wa 22/18).

Na marginesie należy wskazać, że wystąpienie do innego organu o wszczęcie kontroli wobec podmiotu pozostającego w ich kompetencji, który jest jednocześnie kontrahentem podatnika, nie jest równoznaczne z prowadzeniem tzw. kontroli krzyżowej na podstawie art. 274c o.p. Organ dokonujący czynności sprawdzających nie występuje bowiem z żądaniem do kontrahenta, lecz do innego organu podatkowego.

Przewlekłość postępowania i bezczynność organu a czynności sprawdzające

O bezczynności organu podatkowego można mówić, gdy właściwy w sprawie organ, pomimo istniejącego i określonego terminem obowiązku, nie załatwia sprawy, w określonej formie i w określonym czasie. Skoro więc organ nie ma obowiązku podjęcia czynności sprawdzających ani też nie jest ograniczony czasowo w ich zakończeniu to, należy uznać, że zaniechanie tych czynności generalnie nie podlega zaskarżeniu w ramach skargi na bezczynność (postanowienie WSA w Warszawie z dnia 28 października 2019 r., sygn. III SAB/Wa 62/19). Jeśli zaś chodzi o czynności sprawdzające a zwrot VAT, dopiero w sytuacji stwierdzenia, że organ ani nie dokonał zwrotu VAT, ani nie przedłużył skutecznie terminu na jego dokonanie, można twierdzić, że pozostaje on w bezczynności, która może podlegać kontroli sądowej.

Z przewlekłością postępowania mamy do czynienia natomiast gdy organ nie załatwia sprawy, nie pozostając jednocześnie w bezczynności, czyli nie przekraczając ustawowego terminu na jej załatwienie, ale podejmowane przez organ czynności są nieistotne dla merytorycznego załatwienia sprawy.  Nie można zatem przypisać organowi opieszałości, gdy podejmuje on niezwłocznie aktywne i konieczne działania, które, jednakże z przyczyn niezależnych od organu nie przynoszą oczekiwanego skutku (wyrok WSA w Warszawie z dnia 11 sierpnia 2020 r. sygn. III SAB/Wa 19/20).

Bezskuteczne okazuje się również odwoływanie się podatników do wypracowanego na gruncie orzecznictwa sformułowania „rozsądnego terminu”. Jak wskazano bowiem w wyroku WSA w Gliwicach z dnia 9 marca 2021 r., sygn. I SA/Gl 1761/20, w razie wątpliwości co do zasadności zwrotu VAT organ podatkowy przedłuża termin jego zwrotu do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika na podstawie art. 87 u.p.t.u., potrzeba ochrony interesów fiskalnych państwa znajduje bowiem prymat nad zasadą szybkiego załatwienia sprawy. Termin zwrotu VAT zasadniczo może być przedłużony w celu weryfikacji jego zasadności i nie staje się przez to nierozsądny, o ile przedłużenie nie wykracza poza to, co jest konieczne, by zakończyć weryfikację.

Jak przygotować firmę na czynności sprawdzające, aby skrócić czas ich trwania?

Rozpoczęcie czynności sprawdzających nie zostało sformalizowane, więc podatnik powinien być przygotowany na taką ewentualność w każdym czasie. Podstawą jest wprowadzenie rzetelnych i przejrzystych zasad dokumentacji oraz współpraca z profesjonalnym pełnomocnikiem.

Kancelaria prawno-podatkowa Warszawa wspieramy klientów w toku czynności sprawdzających poprzez weryfikację prawidłowości czynności prowadzonych przez organy podatkowe, a także czuwanie nad zakresem informacji i dokumentów przekazywanych na żądanie tychże organów. Zabezpieczamy również interesy klientów w razie późniejszego wszczęcia kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego wdrażając najkorzystniejsze strategie procesowe już na etapie czynności sprawdzających.

Zapraszamy do kontaktu!

Więcej na temat czynności sprawdzających dowiesz się z artykułów: Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa oraz Czynności sprawdzające a zwrot VAT.