Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa

Jak wynika z praktyki Kancelarii oraz informacji upublicznionych przez Krajową Administrację Skarbową kontrola podatkowa coraz częściej jest zastępowana przez czynności sprawdzające, które mają być mniej uciążliwą dla podatnika alternatywą. Z upublicznionych danych KAS wynika, że w 2017 r. przeprowadzono 27 tys. kontroli podatkowych, natomiast w 2019 r. już tylko 20 tys. Liczba podjętych w tym samym roku czynności sprawdzających sięgnęła jednak aż 2,5 mln. Brak sformalizowania procedury czynności sprawdzających przedstawiany przez administrację skarbową jako atut tej instytucji może jednak nieść ze sobą pewne zagrożenia z perspektywy podatników.

Procedury kontroli podatkowej i czynności sprawdzających

Czynności sprawdzające – istota i procedura

Czynności sprawdzające zostały uregulowane w dziale V Ordynacji podatkowej. Z art. 272 o.p. wynika, że organy podatkowe mogą podejmować je jedynie w celu:

• sprawdzenia terminowości składania deklaracji oraz wpłacania podatków;
• stwierdzenia formalnej poprawności deklaracji, w szczególności, czy jest złożona na wymaganym formularzu, czy zawiera wszystkie wymagane dane i czy nie ma w niej oczywistych błędów rachunkowych;
• ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami;
• weryfikacji poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów) opodatkowanych lub nieopodatkowanych – w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
• weryfikacji danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej, a także zgłoszenia rejestracyjnego oraz uproszczonego w odniesieniu do podatku akcyzowego;
• sprawdzenia spełnienia warunków uprawniających do opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek oraz rzetelności i terminowości składania oświadczenia podatnikowi przez jej udziałowca albo akcjonariusza.

Czynności sprawdzające służą więc przede wszystkim skorygowaniu formalnych a nie merytorycznych wad deklaracji, zeznań, wykazów czy innych informacji, do których składania obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci. Jeśli dokument taki zawiera oczywiste omyłki bądź jest wypełniony niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy sam dokonuje stosownych poprawek lub uzupełnień, pod warunkiem, że zmiana nie przekracza kwoty 5000 zł. W innych przypadkach organ zwraca się do podatnika o skorygowanie dokumentu oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, przy czym musi wskazać przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji zostały poddane w wątpliwość.

Skorygowanie deklaracji przez organ we wskazanym trybie wywołuje takie same skutki jak złożenie korekty przez samego podatnika. Oznacza to, że służebna rola przypisana organowi korygującemu drobne błędy pozwala podatnikowi uniknąć potencjalnej odpowiedzialności karnej skarbowej. Jeżeli natomiast podatnik nie zgadza się z doręczoną mu korektą ma on prawo wnieść sprzeciw do organu, który jej dokonał, niwelując jej skutki. Z kolei w drugim z przypadków odmowa skorygowania deklaracji lub zignorowanie wezwania organu podatkowego kończy postępowanie sprawdzające nie wywierając bezpośrednich negatywnych skutków dla podatnika.

Należy zwrócić uwagę, że kolejne z wymienionych przez ustawodawcę celów czynności sprawdzających sprowadzają się już do ustalenia i weryfikacji stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności z przedstawionymi dokumentami. Regulacja ta daje więc organom podatkowym kompetencję również do merytorycznego badania treści deklaracji, co w konsekwencji może prowadzić do patologii w postaci m.in. gromadzenia materiału dowodowego na poczet przyszłej kontroli bez formalnego jej wszczynania a korzystając z węższego zakresu obowiązków wobec kontrolowanego. Na kwestię ograniczenia gwarancji procesowych podczas czynności sprawdzających zwracał uwagę również Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie z dnia 6 grudnia 2023 r., sygn. V.511.395.2023.EG.

W ramach regulacji dot. czynności sprawdzających pojawia się również instytucja tzw. kontroli krzyżowej (art. 274c o.p.). Oznacza ona, że organ podatkowy może żądać od prowadzących działalność gospodarczą kontrahentów podatnika, wobec którego prowadzone jest postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym tym postępowaniem lub kontrolą, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności.

Warunkiem koniecznym podjęcia czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika jest więc podjęcie kontroli podatkowej, wobec tego drugiego. Warto też zaznaczyć, że mogą one dotyczyć wyłącznie dokumentów, a zatem organy podatkowe nie mogą żądać od kontrahentów zeznań, wyjaśnień czy przedstawienia rzeczy. Kontrola krzyżowa została umiejscowiona w dziale V Ordynacji podatkowej, nie zaś w dziale VI, aby nie obejmowały jej zakazy ne bis in idem oraz jednoczesnego prowadzenia wielu kontroli u przedsiębiorcy, a także ograniczenia czasowe właściwe dla kontroli podatkowej.

Kontrola podatkowa – istota i procedura

Zasady kontroli podatkowej zostały uregulowane w dziale VI Ordynacji podatkowej. Jak wynika z art. 281 o.p. jej celem jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Zakres przedmiotowy kontroli nie jest więc ograniczony jak ma to miejsce w przypadku czynności sprawdzających. Jest również wysoce sformalizowany.

Organy podatkowe co do zasady mają obowiązek zawiadomić kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Może to nastąpić nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Ponadto, w standardowej procedurze wszczęcia kontroli podatkowej, odpowiedni organ powinien wydać kontrolującym imienne upoważnienie, które następnie wraz z okazaniem legitymacji służbowej musi zostać doręczone kontrolowanemu. Ustawodawca pozwala na natychmiastowe wszczęcie kontroli podatkowej jedynie, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. 

Procedura kontroli podatkowej obwarowana jest wieloma zasadami mającymi dla kontrolowanego charakter gwarancyjny, przykładowo:

• czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w nich;
• zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu;
• czas trwania czynności sprawdzających i wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
• mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
• małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
• średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,

Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie.

Dzień doręczenia kontrolowanemu protokołu kontroli jest dniem zakończenia kontroli. Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. 

Różnice między czynnościami sprawdzającymi a kontrolą podatkową

Porady prawne dotyczące czynności sprawdzających i kontroli podatkowej

Jak przygotować się do czynności sprawdzających i kontroli podatkowej?

W związku z faktem, że wszczęcie kontroli podatkowej nie może nastąpić wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej podatnik powinien wykorzystać te kilka dni między wskazanymi zdarzeniami by zgromadzić, zweryfikować i potencjalnie skorygować dokumentację przypadającą na okres, który ma podlegać audytowi. Ponadto warto uprzednio przeszkolić pracowników firmy w zakresie praw i obowiązków kontrolowanego oraz kontrolującego w razie kontroli podatkowej, a także zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w miarę możliwości poprzez wyznaczenie samodzielnego pomieszczenia.

Z racji, że czynności sprawdzające nie wymagają wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze ich podjęcia podatnik powinien zabezpieczyć się przed ich negatywnymi skutkami poprzez wprowadzenie rzetelnych i przejrzystych zasad dokumentacji oraz rozważenie udzielenia pełnomocnictwa do reprezentacji przed organami podatkowymi. Współpraca z doradca podatkowym może uchronić od wielu błędów i niepotrzebnego stresu.

Jak kancelaria może pomóc w procesie czynności sprawdzających i kontroli podatkowej?

Jako Kancelaria prawno-podatkowa Warszawa wspieramy klientów w toku czynności sprawdzających i zabezpieczamy ich interesy w razie późniejszego wszczęcia kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Reprezentujemy klienta wobec organów podatkowych, przygotowujemy stosowne pisma procesowe i weryfikujemy dotychczasowe rozliczenia podatkowe, a także opracowujemy i wdrażamy najkorzystniejsze strategie procesowe już na etapie czynności sprawdzających.

Zapraszamy do kontaktu!

Więcej na temat czynności sprawdzających dowiesz się z artykułów: Czynności sprawdzające a zwrot VAT oraz Czas trwania czynności sprawdzających.