Proces likwidacji firmy – obowiązki podatkowe 

Likwidacja firmy to proces wiążący się z wieloma formalnościami, również podatkowymi. Obowiązki podatkowe podczas likwidacji firmy obejmują sporządzenie licznych dokumentów takich jak remanent likwidacyjny czy spis z natury dla celów VAT, zgłoszenie tego zdarzenia do różnych rejestrów, a w pewnych okolicznościach nawet zwrot uzyskanych preferencji. Dbałość o dopełnienie wszystkich z nich jest kluczowe dla uniknięcia ewentualnych sankcji.  

Likwidacja firmy a podatek dochodowy 

Remanent likwidacyjny i wykaz składników majątku 

Podstawowe dokumenty podatkowe potrzebne przy likwidacji firmy to remanent likwidacyjny oraz wykaz składników majątku. 

Remanent likwidacyjny obejmuje towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, a także braki i odpady. Podatnik powinien w nim ująć również towary, które są jego własnością, ale w dniu zakończenia działalności znajdują się poza siedzibą firmy.  

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów wyceniają owe materiały i towary handlowe według ceny ich zakupu albo według ceny rynkowej z dnia sporządzenia remanentu, jeżeli jest ona niższa. Półwyroby, wyroby gotowe oraz braki wycenia się natomiast według kosztów ich wytworzenia. Co istotne, cena zakupu oznacza cenę, jaką nabywca płaci za składniki majątku, pomniejszoną o VAT podlegający odliczeniu, a przy imporcie powiększoną o należne cło, akcyzę i opłaty wyrównawcze, zaś w przypadku otrzymania przedmiotu w drodze darowizny lub spadku – wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika. 

Remanent likwidacyjny jest ostatnim wpisem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i należy go sporządzić nawet gdy wynosi 0. Jest to dokument o tyle istotny, że pozwala na dokładne ustalenie wartości majątku przedsiębiorstwa w momencie zakończenia jego działalności. Zestawienie tej wartości z remanentem początkowym ostatniego roku prowadzenia działalności jest z kolei konieczne do obliczenia ewentualnego dochodu przypadającego na dany okres.  

Drugim z dokumentów jest wykaz składników majątku, który z kolei obejmuje wszystkie składniki nabyte w związku z prowadzoną działalnością, które pozostają w firmie na dzień jego sporządzenia. Przepisy nie określają ogólnego wzoru wykazu, w art. 24 ust. 3a ustawy o PIT wskazano jednak jego niezbędne elementy. 

Środki trwałe oraz wyposażenie ujęte w wykazie nie są uwzględniane przy ustalaniu dochodu w roku likwidacji działalności, ale ich zbycie w okresie 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu zakończenia działalności skutkuje „opóźnionym” powstaniem przychodu z działalności gospodarczej, który oczywiście podlega opodatkowaniu.  

Podatnicy opodatkowani w ostatnim roku prowadzenia działalności ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych sporządzają jedynie wykaz składników majątku. 

Zamknięcie ksiąg i złożenie zeznania rocznego 

Podatnik ma obowiązek zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów ustalając roczny dochód albo stratę. Ewentualną kwotę podatku, po uwzględnieniu wpłaconych już zaliczek, należy uiścić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu (lub kwartale), w którym nastąpiła likwidacja. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych konieczne jest również sporządzenie sprawdzania finansowego.  

Roczne zeznanie podatkowe należy złożyć w standardowym terminie – deklarację PIT-36 i PIT-36L do 30 kwietnia roku następującego po roku likwidacji firmy, PIT-28 do końca lutego, zaś PIT-16A do końca stycznia. 

Rozliczenie podatkowe zatrudnionych pracowników  

Podatnik pełniący jednocześnie funkcję płatnika powinien złożyć deklaracje PIT-11, PIT-4R oraz ewentualnie druki IFT do organu podatkowego nie później niż w dniu zaprzestania działalności gospodarczej oraz dostarczyć PIT-11 pracownikom lub zleceniobiorcom w tym samym terminie. Niedotrzymanie przez pracodawcę ustawowego terminu może grozić wymierzeniem kary grzywny na podstawie kodeksu karnego skarbowego.   

Likwidacja firmy a VAT 

Trzecim dokumentem, który powinien zostać sporządzony w związku z likwidacją firmy, jest spis z natury dla celów VAT. Należy zwrócić uwagę, że definicja towaru na gruncie ustawy o VAT znacznie odbiega od rozumienia tego pojęcia w kontekście podatków dochodowych. Towarami w rozumieniu VAT są rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postaci energii. Spis ten, w przeciwieństwie do omówionego już remanentu likwidacyjnego obejmie więc środki trwałe i wyposażenie pozostające w firmie na dzień likwidacji, pod warunkiem że przy ich nabyciu podatnik miał prawo odliczyć naliczony podatek VAT. W spisie należy określić m.in. podstawę opodatkowania towaru, odpowiadającą mu stawkę VAT oraz wyliczoną kwotę podatku należnego. W ostatnim składanym pliku JPK_V7M lub JPK_V7K należy wykazać podatek należny wynikający ze sporządzonego spisu. W odróżnieniu od dwóch poprzednio omawianych dokumentów, w tym przypadku konieczne jest złożenie do urzędu skarbowego informacji o sporządzeniu spisu.  

Podatek należny wynikający ze spisu należy ująć w ostatniej składanej deklaracji VAT. Sprzedaż towarów objętych spisem z natury do celów VAT w okresie 12 miesięcy od dnia likwidacji firmy będzie zwolniona z VAT.  

Czynni podatnicy VAT zobowiązani są również do wyrejestrowania się z rejestru podatników VAT poprzez złożenie formularza VAT-Z w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania działalności.   

Likwidacja firmy a inne obowiązki podatkowe  

Przechowywanie dokumentacji podatkowej  

Dokumentacja prowadzona do celów podatkowych co do zasady powinna być przechowywana do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczy, co następuje na ogół w 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin uiszczenia należności. Wśród wyjątków warto wymienić:  

• listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika

• dowody, na podstawie których ustalono wartość początkową środków trwałych i dokonuje się odpisów amortyzacyjnych – do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym zakończono amortyzację.  

Formalności związane z kasą fiskalną  

W celu zakończenia pracy kasy fiskalnej należy wykonać dobowy i okresowy raport fiskalny oraz dokonać odczytu pamięci fiskalnej przy pomocy serwisanta. Protokół z tej czynności wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas. 

Jeżeli likwidacja firmy następuje przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania kasą, a podatnik skorzystał z ulgi na jej zakup, konieczny jest zwrot otrzymanej w jej ramach kwoty. 

Zakończenie działalności w podatku akcyzowym 

Podmiot zarejestrowany w Centralnym Rejestrze Podmiotów Akcyzowych (CRPA) ma obowiązek złożenia zgłoszenia o zaprzestaniu wykonywania działalności lub czynności w zakresie wyrobów akcyzowych w terminie 7 dni od tego zdarzenia. Zgłoszenia należy dokonać w formie elektronicznej za pośrednictwem PUESC Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej Poznaniu.  

Obniżenie podatku od nieruchomości 

Likwidacja firmy, z której działalnością związana była nieruchomość, może mieć wpływ na wysokość stawki podatku od nieruchomości, jeśli zdarzenie to wiąże się ze zmianą jej przeznaczenia. W takim wypadku podatnik w terminie 14 dni od dnia zakończenia działalności może złożyć aktualizację informacji IN-1 we właściwym urzędzie miasta lub gminy wraz z odpowiednimi dokumentami. W konsekwencji organ podatkowy wydaje nową decyzję ustalającą niższą stawkę podatku od nieruchomości. 

Zakończenie działalności a obowiązki podatkowe – podsumowanie 

Poprawne wykonanie wszystkich obowiązków podatkowych związanych z likwidacją firmy może przysporzyć wielu wątpliwości, dlatego przed samodzielnym rozliczeniem wszelkich należności podatkowych warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnej pomocy. Doradca podatkowy Warszawa pozostaje do Państwa dyspozycji, oferując kompleksowe wsparcie w zakresie prawa podatkowego. 

Zapraszamy do kontaktu!    

Pytania i odpowiedzi

Jakie są obowiązki podatkowe przy likwidacji firmy? 

• Sporządzenie remanentu likwidacyjnego, dokonanie wyceny składników nim objętych w terminie 14 dni oraz ujęcie go w księdze przychodów i rozchodów; 

• Sporządzenie wykazu składników majątku; 

• Sporządzenie spisu z natury dla celów VAT; 

• Wpłacenie podatku za ostatni miesiąc (kwartał) prowadzenia działalności oraz złożenie zeznania rocznego w standardowym terminie; 

• Przechowywanie dokumentacji podatkowej do czasu przedawnienia zobowiązań, których dotyczy.  

 
Czy likwidacja firmy wiąże się z dodatkowymi podatkami? 

Tak, likwidacja firmy może wiązać się z dodatkowymi obciążeniami podatkowymi, takimi jak:  

• Podatek od dochodu osiągniętego do momentu likwidacji; 

• Podatek od zbycia środków trwałych ujętych w wykazie składników majątku przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji firmy; 

• Podatek należny wynikający ze spisu z natury dla celów VAT; 

• Zwrot ulgi na kasę fiskalną.  

 
Jak rozliczyć VAT przy likwidacji firmy? 

Najpierw należy sporządzić spis z natury dla celów VAT. Następnie, na jego podstawie należy obliczyć podatek należny od ujętych w nim towarów. Po naliczeniu VAT na podstawie remanentu likwidacyjnego podatnik składa ostatnią deklarację VAT. Powinien on również wyrejestrować się z rejestru podatników VAT poprzez złożenie formularza VAT-Z.