Ulga na innowacyjnych pracowników

Ulga na innowacyjnych pracowników stanowi rozwiązane dedykowane dla przedsiębiorców, którzy skorzystali uprzednio z ulgi na działalność badawczo-rozwojową. Celem regulacji jest niejako zrekompensowanie niemożności pełnego odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R.

Konstrukcja ulgi – kto może z niej skorzystać oraz na jakich warunkach

Ulga na innowacyjnych pracowników została uregulowana odrębnie dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych oraz od osób prawnych (art. 26eb ustawy o PIT i art. 18db ustawy o CIT), zasady i warunki jej działania są jednak analogiczne.

Preferencja przysługuje podatnikowi, który:

• jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych,
• jest uprawniony do ulgi B+R i poniósł koszty kwalifikowane, których nie może odliczyć, ponieważ poniósł za dany rok stratę albo osiągnął dochód niższy od kwoty przysługującego mu odliczenia.

Ustawa nie wprowadza limitów co do branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Wprost wykluczono jedynie możliwość skorzystania z ulgi przez podatnika CIT, który nie uzyskuje przychodów innych niż z zysków kapitałowych.

W ramach ulgi na innowacyjnych pracowników podatnik spełniający powyższe warunki może pomniejszyć kwotę podlegających przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy oraz zryczałtowanego podatku dochodowego od wynagrodzeń płaconych innowacyjnym pracownikom o iloczyn kwoty nieodliczonej i stawki:

• 12% dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych (PIT-36);
• 19% dla przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem liniowym (PIT-36L);
• 9% lub 19% dla podatników podatku CIT.

Omawianych pomniejszeń można dokonywać wyłącznie, jeżeli dochód (przychód) pracownika innowacyjnego osiągnięto z tytułów:

• stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz wypłacanego przez podatnika zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego; 
• wykonywania usług na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło; 
• praw autorskich. 

Należy podkreślić, że podmiot korzystający z ulgi na innowacyjnych pracowników, nie jest zwolniony z obowiązku poboru zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, lecz wyłącznie z obowiązku ich odprowadzenia na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Podatnik nie jest obowiązany przekazać zaoszczędzonych w wyniku stosowania ulgi środków pracownikom, od których wynagrodzeń zostały pobrane zaliczki. Środki te mogą zostać dowolnie rozdysponowane przez podatnika na prowadzoną przez niego działalność gospodarczą.

Definicja innowacyjnych pracowników

Innowacyjni pracownicy to osoby fizyczne bezpośrednio zaangażowane w działalność badawczo-rozwojową, których: 

• czas pracy przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej, pozostający w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu, wynosi co najmniej 50% lub 
• czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu, pozostający w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi, wynosi co najmniej 50%. 

Kwestia techniczna jaką jest sposób wyodrębniania i ewidencjonowania czasu pracy przeznaczanego przez konkretnego pracownika na realizację działalności badawczo-rozwojowej została przemilczana przez ustawodawcę. Oznacza to, że podatnik zobowiązany jest samodzielnie przyjąć metodę ewidencyjną, która w razie ewentualnej kontroli karno-skarbowej będzie uznana za wiarygodną.

Pojęcie „ogólnego czasu pracy” należy odnieść natomiast do art. 128 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zgodnie więc z utrwaloną linią interpretacyjną (m. in. interpretacja indywidualna DKIS z dnia 20 września 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.443.2023.1.MR1, interpretacja indywidualna DKIS z dnia 3 lipca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.234.2023.2.AN) przyjmowano, że nie może być czasem pracy czas, w którym pracownik jest poza dyspozycją pracodawcy, a zatem czas, w którym pracownik przebywa na urlopie lub zwolnieniu lekarskim, a także okres innej usprawiedliwionej nieobecności. Czas ten nie powinien być więc uwzględniany w kalkulacji „ogólnego czasu pracy” na potrzeby ulgi na innowacyjnych pracowników. Zgodnie jednak ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wyrażonym w interpretacji indywidualnej z dnia 8 kwietnia 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.16.2024.1.JMS, tzw. ogólny czas pracy pracownika uwzględnia również okres urlopu wypoczynkowego w wymiarze wyznaczonym przepisami prawa pracy i analogicznie okres m.in. urlopu okolicznościowego, pozostawania pracownika na zwolnieniu lekarskim czy przestoju niezawiniony przez pracownika zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy. Wystąpienie przeciw wcześniejszej interpretacji przepisów skutkuje zawężeniem zastosowania normy. Przykładowo, w stosunku do pracownika, który ponad 50% ogólnego czasu pracy w danym miesiącu przebywał na zwolnieniu chorobowym, lecz zarazem ponad 50% rzeczywistego czasu pracy w danym miesiącu przeznaczył na realizację działalności badawczo-rozwojowej, przy zastosowaniu pierwszej z interpretacji będzie miało zastosowanie pomniejszenie, przy zastosowaniu drugiej już nie.

Wyłączenia z ulgi na innowacyjnych pracowników

Podatnik nie może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników w sytuacji, gdy:

• jest zakładem pracy chronionej albo zakładałem aktywności zawodowej zatrudniającym osoby niepełnosprawne, lub gdy utracił ten status w okresie ostatnich 5 lat,
• przysługuje mu zwrot podatkowy z tytułu poniesienia straty lub osiągnięcia dochodu niższego niż kwota przysługującego mu odliczenia w pierwszym roku prowadzenia działalności gospodarczej,
• prowadzi działalność gospodarczą na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia lub korzysta ze zwolnienia podatkowego na podstawie decyzji o wsparciu.

Warto zaznaczyć, że skorzystanie z preferencji nie będzie również możliwe w przypadku, kiedy w odniesieniu do wypłacanych wynagrodzeń, płatnik stosuje „ulgę dla młodych” (zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT), ponieważ zaliczka na podatek PIT w takim przypadku nie podlega przekazaniu do urzędu skarbowego co uniemożliwia zastosowanie ulgi na innowacyjnych pracowników. Jeśli jednak przekroczony zostanie ustawowy limit przychodów (85 528 zł) a od nadwyżki ponad tą kwotę będą pobierane zaliczki na podatek PIT, w odniesieniu do tych zaliczek możliwe będzie skorzystanie z ulgi na innowacyjnych pracowników (zob. interpretacja indywidulana DKIS z dnia 15 listopada 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.469.2023.2.MR1).

Okres w jakim można skorzystać z odliczenia

Ulga została wprowadzona w styczniu 2022 r. Ustawodawca nie wprowadził jej jako ulgi czasowej (jak np. ulgę na robotyzację) a zatem będzie obowiązywać aż do momentu uchylenia lub zmiany tego przepisu.

Samo uprawnienie do pomniejszenia, przysługuje począwszy od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym podatnik złożył roczne zeznanie podatkowe do końca roku podatkowego, w którym zostało złożone to zeznanie. Przykładowo podatnik, który złożył zeznanie podatkowe za rok 2023 w kwietniu 2024 roku, może pomniejszyć zaliczki na podatek innowacyjnych pracowników w kolejnych miesiącach od maja do grudnia 2024 roku.

Ustawa nie wymaga od podatnika wcześniejszego zawiadomienia urzędu skarbowego o zamiarze skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników. Przedsiębiorca powinien ograniczyć się do uwzględnienia różnicy pomiędzy kwotą pobranego podatku i kwoty wpłaconego podatku w deklaracji PIT-4R, natomiast w deklaracji PIT-11 wykazać kwotę zaliczek PIT w pełnej wysokości (zob. interpretacja indywidulana DKIS z dnia z dnia 24 lipca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.272.2023.1.MBD).

Podsumowanie

Ulga na innowacyjnych pracowników umożliwia rozliczenie przysługującej podatnikowi kwoty odliczenia w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową w sytuacji, gdy ten poniósł za dany rok stratę albo osiągnął dochód niższy od kwoty przysługującego mu odliczenia. Jeśli jednak podatnik błędnie zastosuje ulgę będzie on obowiązany do doliczenia kwoty poprzednio odliczonej w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym prawo to mu nie przysługiwało. Przed zastosowaniem ulgi najlepiej więc skonsultować się z doradcą podatkowym, który zadba o to, by dokonać pomniejszeń w odpowiedni sposób.