Jak przygotować się do kontroli skarbowej jako członek zarządu?

Członek zarządu nie powinien traktować kontroli skarbowej wyłącznie jako problemu samej spółki. Już na etapie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej albo po doręczeniu upoważnienia do kontroli trzeba ocenić zakres badanych okresów, zabezpieczyć dokumentację, ustalić osoby odpowiedzialne za kontakt z organem i wdrożyć spójną strategię procesową. W przypadku kontroli celno-skarbowej sytuacja jest jeszcze bardziej wymagająca, ponieważ co do zasady nie ma tu obowiązku wcześniejszego zawiadamiania o planowanej kontroli, a ustawodawca przyznał organom dalej idące instrumenty działania.

Dlaczego członek zarządu powinien przygotować się osobiście?

Z perspektywy odpowiedzialności podatkowej członka zarządu kontrola często jest momentem, w którym zaczyna się realne ryzyko osobiste. To właśnie ustalenia kontroli podatkowej albo kontroli celno-skarbowej mogą później prowadzić do postępowania podatkowego, egzekucji wobec spółki, a w dalszej kolejności do postępowania w przedmiocie odpowiedzialności członka zarządu na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej. Dlatego zarząd powinien patrzeć na kontrolę nie tylko przez pryzmat bieżącej obsługi organu, ale także przez pryzmat przyszłej obrony własnej pozycji prawnej.

Dodatkowo od członka zarządu oczekuje się podwyższonej staranności w nadzorze nad sytuacją spółki. W praktyce trudno skutecznie bronić się później argumentem, że podatkami zajmował się wyłącznie ktoś inny w zarządzie, księgowa albo biuro rachunkowe.

Kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa – podstawowa różnica

Przygotowanie do kontroli trzeba zacząć od ustalenia, z jakim trybem mamy do czynienia. W klasycznej kontroli podatkowej co do zasady występuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Ma ono chronić interes kontrolowanego, umożliwić mu przygotowanie dokumentacji, zorganizowanie pracy przedsiębiorstwa i ewentualne rozważenie korekty deklaracji jeszcze przed formalnym rozpoczęciem kontroli. Zawiadomienie wskazuje organ, zakres kontroli i pozwala ocenić, czego dokładnie organ będzie oczekiwał.

Inaczej jest przy kontroli celno-skarbowej. Tu ustawodawca co do zasady zrezygnował z obowiązku wcześniejszego zawiadamiania o planowanej kontroli. Taki model wynika z założeń tej procedury i z jej bardziej represyjnego oraz ryzykowego charakteru. Z perspektywy członka zarządu oznacza to, że spółka powinna być przygotowana na kontrolę także bez uprzedzenia, zwłaszcza jeżeli działa w obszarze podwyższonego ryzyka podatkowego.

Co zrobić od razu po otrzymaniu zawiadomienia albo po wszczęciu kontroli?

Pierwszym krokiem powinna być spokojna, ale szybka analiza formalna. Należy ustalić:

• jaki organ prowadzi kontrolę,
• czy chodzi o kontrolę podatkową czy celno-skarbową,
• jaki jest zakres przedmiotowy i czasowy kontroli,
• kogo organ uznaje za kontrolowanego,
• kto będzie reprezentował spółkę i kontaktował się z organem.

Przy kontroli podatkowej samo zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli daje czas na uporządkowanie dokumentacji, przygotowanie miejsca pracy dla kontrolujących, wyznaczenie osoby kontaktowej i ocenę, czy nie ma potrzeby wcześniejszego skorygowania rozliczeń. W praktyce jest to moment, którego nie wolno zmarnować.

Jakie dokumenty i informacje trzeba przygotować?

Członek zarządu powinien zadbać o to, aby już na początku zostały zabezpieczone i uporządkowane:

• deklaracje podatkowe objęte kontrolą,
• księgi rachunkowe i podatkowe,
• ewidencje VAT,
• faktury i umowy,
• dokumenty potwierdzające przepływy pieniężne,
• dokumenty korporacyjne i organizacyjne, jeżeli mogą mieć znaczenie dla sprawy,
• korespondencja z kontrahentami i organami,
• dokumenty uzasadniające rozliczenia o podwyższonym ryzyku.

W praktyce bardzo ważne jest także ustalenie, jakie informacje zostały już przekazane organom wcześniej – np. w toku czynności sprawdzających, innych kontroli, postępowań wobec kontrahentów albo w toku postępowań karnych skarbowych. Organy podatkowe często budują sprawę nie tylko na bieżąco pozyskanych dokumentach, ale również na materiałach pochodzących z innych źródeł.

Czy warto ustanowić pełnomocnika już na etapie kontroli?

Tak. W sprawach o większym ciężarze gatunkowym jest to zwykle rozwiązanie racjonalne. Kontrola nie jest wyłącznie czynnością techniczną. To etap, na którym kształtuje się materiał dowodowy, linia argumentacyjna i przyszły przebieg sporu. Rola pełnomocnika jest szczególnie istotna przy wnioskach dowodowych, reakcji na wezwania, ocenie legalności działań organu oraz kontroli prawidłowości doręczeń i upoważnień.

Trzeba jednak pamiętać o jednej kwestii praktycznej: pełnomocnictwo szczególne musi zostać złożone do akt konkretnej sprawy. Złożenie pełnomocnictwa na etapie kontroli podatkowej nie wywołuje automatycznie skutku w późniejszym postępowaniu podatkowym, nawet jeśli w sensie materialnym miało obejmować oba etapy. To częsty błąd praktyczny.

Jakie prawa ma kontrolowany i jak powinien z nich korzystać?

Przygotowanie do kontroli nie polega wyłącznie na gromadzeniu dokumentów. Równie ważna jest znajomość uprawnień. W kontroli podatkowej znaczenie mają zwłaszcza:

• prawo do zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,
• prawo do poinformowania o prawach i obowiązkach kontrolowanego,
• prawo do działania przez pełnomocnika,
• prawo do udziału w czynnościach,
• prawo do składania wyjaśnień i wniosków dowodowych,
• prawo do zastrzeżeń do protokołu kontroli.

Szczególnie ważne są doręczenia. To od nich zależy rozpoczęcie biegu wielu terminów procesowych. W praktyce błędy organu w zakresie doręczeń mogą mieć istotne znaczenie dla skuteczności późniejszych działań obronnych. Dotyczy to również doręczenia protokołu kontroli podatkowej albo wyniku kontroli celno-skarbowej.

Jak powinien zachować się członek zarządu w toku samej kontroli?

Najważniejsze są trzy zasady: spójność, kontrola obiegu informacji i dokumentowanie przebiegu czynności. Członek zarządu nie powinien dopuszczać do sytuacji, w której różne osoby w spółce udzielają organowi nieskoordynowanych odpowiedzi albo przekazują dokumenty bez wcześniejszej weryfikacji. Należy ustalić:

• kto odbiera pisma,
• kto odpowiada na wezwania,
• kto przekazuje dokumenty,
• kto kontaktuje się z kontrolującymi,
• kto zatwierdza wyjaśnienia składane w imieniu spółki.

W praktyce wiele problemów nie wynika z samej treści rozliczeń, lecz z chaosu organizacyjnego po stronie kontrolowanego. To szczególnie niebezpieczne z perspektywy zarządu, bo później organ może twierdzić, że spółka utrudniała kontrolę, składała niespójne wyjaśnienia albo nie potrafiła wykazać podstaw swoich rozliczeń.

Czy warto składać korektę deklaracji?

To zależy od stanu faktycznego i od etapu sprawy. Przy kontroli podatkowej zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli ma m.in. umożliwić rozważenie korekty deklaracji jeszcze przed rozpoczęciem kontroli. W niektórych sytuacjach wcześniejsza korekta może ograniczyć ryzyko dalszego sporu. Jednocześnie taka decyzja powinna być poprzedzona dokładną analizą, bo korekta nie zawsze będzie najbezpieczniejszym rozwiązaniem i może wpływać na dalszą strategię procesową.

Przy kontroli celno-skarbowej mechanizm wygląda inaczej, ale również w tym trybie istnieją regulacje dotyczące korekty deklaracji. Tym bardziej nie warto podejmować decyzji impulsywnie. Z perspektywy członka zarządu błędna korekta może później utrudnić obronę.

Co zrobić po zakończeniu kontroli?

Na tym etapie rozstrzyga się bardzo wiele. Kontrola podatkowa kończy się protokołem, natomiast kontrola celno-skarbowa – co do zasady wynikiem kontroli. Przy kontroli podatkowej kontrolowany może w terminie 14 dni złożyć zastrzeżenia do protokołu. W praktyce jest to moment o ogromnym znaczeniu, bo pozwala od razu zakwestionować ustalenia kontroli, wskazać błędy w materiale dowodowym, nieścisłości faktyczne i naruszenia proceduralne.

Brak złożenia zastrzeżeń nie zamyka wprawdzie całkowicie drogi obrony na dalszych etapach, ale z perspektywy strategicznej zwykle jest błędem. Im wcześniej zostaną zakwestionowane wadliwe ustalenia, tym większa szansa na skuteczną obronę także później – w postępowaniu podatkowym, a następnie przed sądem administracyjnym.

Jakie błędy organów warto wychwycić już na etapie kontroli?

Z punktu widzenia członka zarządu szczególne znaczenie mają:

• błędy w doręczeniach,
• nieprawidłowości w zakresie wezwań,
• wadliwe upoważnienie do kontroli,
• przekroczenie zakresu kontroli,
• naruszenie prawa do udziału strony i pełnomocnika,
• błędy w postępowaniu dowodowym,
• pomijanie wniosków dowodowych,
• nieprawidłowa analiza materiału dowodowego.

W praktyce to właśnie takie uchybienia często stają się podstawą późniejszego odwołania albo skargi do sądu administracyjnego. Kontrola nie powinna być więc traktowana jako etap „techniczny”, lecz jako pierwszy rzeczywiście sporny moment całej sprawy.

Dlaczego członek zarządu powinien myśleć o kontroli także z perspektywy przyszłej odpowiedzialności?

Jeżeli w toku kontroli ujawnione zostaną poważne zaległości podatkowe, a później spółka nie będzie w stanie ich uregulować, organ może przejść do kolejnego etapu – egzekucji wobec spółki, a następnie do postępowania o odpowiedzialność członka zarządu. Dlatego już podczas kontroli trzeba myśleć nie tylko o bieżących wyjaśnieniach, lecz także o tym, czy materiał dowodowy nie będzie później wykorzystany przeciwko członkom zarządu. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których spółka ma problemy płynnościowe albo istnieje ryzyko niewypłacalności.

FAQ – najczęstsze pytania

Jak przygotować się do kontroli skarbowej jako członek zarządu?

Trzeba przede wszystkim ustalić rodzaj kontroli, przeanalizować jej zakres, zabezpieczyć dokumentację, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kontakt z organem i przyjąć spójną strategię procesową.

Czy członek zarządu powinien ustanowić pełnomocnika już na etapie kontroli?

W sprawach istotnych podatkowo zwykle tak, ponieważ kontrola kształtuje materiał dowodowy i może wpływać na późniejszą odpowiedzialność osobistą członka zarządu.

Czy kontrola celno-skarbowa jest zapowiadana wcześniej?

Co do zasady nie. W przeciwieństwie do klasycznej kontroli podatkowej ustawodawca nie przewiduje tu standardowego obowiązku wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.

Czy po kontroli można jeszcze bronić swoich racji?

Tak. Po kontroli podatkowej można składać zastrzeżenia do protokołu, a dalej kwestionować ustalenia także w postępowaniu podatkowym i sądowoadministracyjnym.

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

Co najmniej deklaracje, księgi, ewidencje, faktury, umowy, dowody płatności i wszystkie dokumenty uzasadniające sposób rozliczeń objętych kontrolą.

Jeżeli chcesz szerzej zapoznać się z zasadami odpowiedzialności podatkowej członków zarządu, przeczytaj nasz tekst główny poświęcony temu zagadnieniu. Jeżeli interesują Cię kwestie szczegółowe związane z kontrolą podatkową lub celno-skarbową więcej informacji znajdziesz w zakładce Specjalizacje oraz w Strefie wiedzy. Jeżeli natomiast w Twojej spółce wszczęto już kontrolę podatkową albo celno-skarbową i chcesz ograniczyć ryzyko po stronie zarządu, skontaktuj się z naszą kancelarią.