Przedawnienie odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki

Przedawnienie odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki to jedna z najważniejszych kwestii w sporach z fiskusem. W praktyce trzeba odróżnić dwa odrębne zagadnienia. Po pierwsze, termin, w którym organ podatkowy może w ogóle wydać decyzję o odpowiedzialności osoby trzeciej. Po drugie, termin przedawnienia samego zobowiązania wynikającego już z tej decyzji. W większości przypadków decyzji o odpowiedzialności członka zarządu nie można wydać po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa spółki. Natomiast zobowiązanie wynikające z doręczonej decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej przedawnia się co do zasady po 3 latach od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona.

Na czym polega przedawnienie odpowiedzialności członka zarządu?

Odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe spółki nie powstaje automatycznie. Ma charakter konstytutywny, ponieważ organ podatkowy musi wydać odrębną decyzję o odpowiedzialności osoby trzeciej. Dopiero doręczenie takiej decyzji otwiera możliwość dochodzenia należności od członka zarządu jako osoby trzeciej. Z tego powodu przedawnienie w tych sprawach trzeba analizować dwuetapowo: osobno dla możliwości wydania decyzji i osobno dla egzekwowania zobowiązania już z tej decyzji wynikającego.

Kiedy organ nie może już wydać decyzji o odpowiedzialności członka zarządu?

Co do zasady decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej nie można wydać, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat. Ta reguła dotyczy w praktyce także członków zarządu spółek kapitałowych. Jeżeli więc organ przekroczy ten termin, decyzja nie powinna zostać skutecznie wydana.

Dla przykładu: jeżeli zaległość dotyczy VAT za grudzień 2023 r., którego termin płatności przypadał 25 stycznia 2024 r., decyzję o odpowiedzialności członka zarządu można co do zasady wydać do końca 2029 r. To pokazuje, że ryzyko odpowiedzialności może aktualizować się jeszcze przez wiele lat od chwili powstania problemu po stronie spółki.

Kiedy przedawnia się zobowiązanie wynikające z decyzji o odpowiedzialności?

To drugi kluczowy termin. Jeżeli decyzja o odpowiedzialności została wydana i doręczona w odpowiednim czasie, nie oznacza to jeszcze, że organ może dochodzić należności bez ograniczeń czasowych. Zobowiązanie wynikające z decyzji wobec osoby trzeciej przedawnia się po upływie 3 lat od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona. Jest to termin krótszy niż typowy pięcioletni termin odnoszony do zobowiązań podatkowych samego podatnika.

W praktyce oznacza to, że nawet po wydaniu decyzji trzeba badać, czy organ nie utracił już prawa do egzekwowania należności wobec członka zarządu.

Czy przedawnienie odpowiedzialności członka zarządu to to samo co przedawnienie podatku spółki?

Nie. To dwa powiązane, ale jednak odrębne zagadnienia. Punktem wyjścia jest zaległość podatkowa spółki, lecz odpowiedzialność członka zarządu jest odrębną konstrukcją prawa podatkowego. Organ musi najpierw ustalić zaległość po stronie spółki i wykazać przesłanki z art. 116 O.p., a następnie wydać decyzję wobec członka zarządu. Z tego względu analiza przedawnienia musi obejmować zarówno sytuację samej spółki, jak i terminy właściwe dla osoby trzeciej.

Przerwanie biegu terminu przedawnienia

Jeżeli chodzi o przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania wynikającego z decyzji wobec osoby trzeciej, stosuje się ogólne zasady wynikające z Ordynacji podatkowej. Materiały wskazują wprost, że w tym zakresie zastosowanie mają ogólne reguły z art. 70 O.p., jednak po przerwaniu bieg terminu nie wraca do „standardowych” 5 lat, lecz biegnie dalej według reguły trzyletniej właściwej dla decyzji wobec osoby trzeciej.

W praktyce oznacza to, że samo ustalenie daty doręczenia decyzji nie wystarcza. Trzeba dodatkowo sprawdzić, czy po jej doręczeniu nie doszło do zdarzeń, które przerwały bieg terminu przedawnienia i uruchomiły go na nowo.

Zawieszenie biegu terminu przedawnienia

Analogicznie trzeba uwzględnić także zawieszenie biegu terminu przedawnienia. Skoro do odpowiedzialności osoby trzeciej stosuje się odpowiednio ogólne mechanizmy Ordynacji podatkowej, analiza konkretnej sprawy powinna obejmować również te zdarzenia, które na gruncie przepisów ogólnych powodują zawieszenie biegu terminu. Oznacza to, że przy ocenie, czy odpowiedzialność członka zarządu albo zobowiązanie wynikające z decyzji nie są już przedawnione, nie można ograniczyć się tylko do pytania o przerwanie terminu. Trzeba równolegle zbadać, czy bieg terminu nie został na pewnym etapie zawieszony, a jeśli tak – na jaki okres i z jakiej podstawy prawnej.

W praktyce procesowej ma to bardzo duże znaczenie, ponieważ błędne pominięcie okresu zawieszenia może prowadzić do przedwczesnego przyjęcia, że termin już upłynął, podczas gdy w rzeczywistości nadal biegnie.

Czy były członek zarządu może nadal odpowiadać po upływie lat?

Tak. Samo odejście ze spółki, rezygnacja z funkcji albo odwołanie z zarządu nie powodują automatycznego wygaśnięcia ryzyka odpowiedzialności. W materiałach podkreślono wprost, że mimo rezygnacji z uczestnictwa w spółce lub jej władzach odpowiedzialność może być ponoszona aż do momentu przedawnienia roszczeń. Kluczowe znaczenie ma więc nie sam moment odejścia ze spółki, lecz to, czy termin płatności zobowiązania przypadał w czasie pełnienia funkcji oraz czy organ zdążył wydać decyzję w ustawowym terminie.

Jednocześnie o utracie funkcji nie decyduje sam wpis do KRS. Wpis ma charakter deklaratoryjny. Znaczenie ma rzeczywisty moment powołania, odwołania albo skutecznej rezygnacji. To może przesądzać o tym, czy dana należność mieści się jeszcze w okresie pełnienia funkcji przez konkretnego członka zarządu.

Jak przedawnienie łączy się z art. 116 Ordynacji podatkowej?

Art. 116 O.p. określa przesłanki odpowiedzialności członka zarządu, natomiast przepisy o przedawnieniu wyznaczają czasowe granice działania organu. W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli organ uważa, że członek zarządu spełnia przesłanki odpowiedzialności, musi jeszcze zmieścić się w terminie do wydania decyzji. Następnie, po doręczeniu decyzji, aktualizuje się odrębny termin przedawnienia zobowiązania wynikającego z tej decyzji. Właśnie dlatego w sprawach z art. 116 O.p. analiza terminów jest równie ważna jak analiza bezskuteczności egzekucji, terminu płatności podatku czy przesłanek egzoneracyjnych.

Czy można się bronić przed odpowiedzialnością także po latach?

Tak, ale zakres obrony zależy od etapu sprawy. Jeżeli decyzja o odpowiedzialności jeszcze nie została wydana, trzeba w pierwszej kolejności badać, czy organ w ogóle zmieścił się w terminie do jej wydania. Jeżeli decyzja została już doręczona, należy osobno przeanalizować, czy nie upłynął trzyletni termin przedawnienia zobowiązania wynikającego z tej decyzji oraz czy nie doszło do jego przerwania albo zawieszenia. Równolegle nadal mogą mieć znaczenie klasyczne linie obrony z art. 116 O.p., czyli brak przesłanek odpowiedzialności, brak winy, terminowe zgłoszenie upadłości albo wskazanie mienia spółki.

Jakie błędy najczęściej popełniają członkowie zarządu?

Najczęściej problemem nie jest sam brak wiedzy o art. 116 O.p., lecz zbyt późna reakcja. Byli i obecni członkowie zarządu często zakładają, że po odejściu ze spółki temat ich już nie dotyczy, albo że sam upływ kilku lat oznacza automatyczne przedawnienie. Tymczasem w tych sprawach trzeba bardzo precyzyjnie ustalić:

• kiedy powstała zaległość podatkowa spółki,
• kiedy upływał termin płatności konkretnego podatku,
• kiedy dana osoba pełniła funkcję,
• kiedy doręczono decyzję o odpowiedzialności,
• czy po tej dacie doszło do zdarzeń powodujących przerwanie lub zawieszenie biegu terminu.

Bez takiej analizy łatwo przeoczyć mocny zarzut przedawnienia albo przeciwnie – błędnie założyć, że odpowiedzialność już wygasła.

FAQ – najczęstsze pytania

Po ilu latach przedawnia się odpowiedzialność członka zarządu?

W większości przypadków decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej nie można wydać po upływie 5 lat od końca roku, w którym powstała zaległość podatkowa. Natomiast zobowiązanie wynikające z doręczonej decyzji przedawnia się co do zasady po 3 latach od końca roku, w którym doręczono decyzję.

Czy po doręczeniu decyzji trzeba badać tylko przerwanie biegu terminu?

Nie. Trzeba zbadać zarówno ewentualne przerwanie, jak i zawieszenie biegu terminu przedawnienia, zgodnie z ogólnymi zasadami Ordynacji podatkowej.

Czy były członek zarządu może nadal odpowiadać po rezygnacji?

Tak. Rezygnacja albo odwołanie nie wykluczają odpowiedzialności, jeżeli termin płatności podatku przypadał w czasie pełnienia funkcji, a organ zmieścił się w ustawowych terminach.

Czy wpis do KRS ma znaczenie dla przedawnienia odpowiedzialności?

Ma znaczenie pomocnicze, ale nie decydujące. Wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny. Kluczowy jest rzeczywisty moment powołania, odwołania albo skutecznej rezygnacji.

Czy można skutecznie podnieść zarzut przedawnienia po latach?

Tak, ale wymaga to dokładnej analizy terminów, doręczeń i zdarzeń wpływających na bieg terminu, w tym jego przerwania lub zawieszenia.

Jeżeli chcesz szerzej zapoznać się z zasadami odpowiedzialności podatkowej członków zarządu, przeczytaj również nasz tekst główny poświęcony temu zagadnieniu. Jeżeli interesuje Cię szerzej kwestia przedawniania zobowiązań podatkowych właściwy tekst znajdziesz tu: Przedawnienie zobowiązania podatkowego Jeżeli natomiast chcesz ocenić, czy w Twojej sprawie odpowiedzialność członka zarządu albo zobowiązanie wynikające z decyzji nie uległy już przedawnieniu, skontaktuj się z naszą kancelarią.